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在如今的酒店行业，如何有效控制成本并提升效益成为了各酒店管理者重点关注的课题。而集中采购作为一种高效的管理模式，能在这方面发挥关键作用。

本文是通过集中采购降低酒店运营成本与提高采购效益的方法与实施策略。

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集中采购的优势

集中采购是指酒店将各个部门原本分散的采购需求整合起来，统一由采购部门或专业的采购团队进行采购。这种方式具有以下显著优势：

1.规模效应实现价格优惠

酒店各门店或各部门所需的物资种类繁多，如客房用品、餐饮食材、清洁用品等。当进行分散采购时，单个采购量有限，难以获得供应商的价格优惠。而集中采购能够将这些需求集中起来，形成较大的采购规模。例如，一家连锁酒店旗下有多个门店，每个门店每月需要采购 100 套客房布草，分散采购时供应商可能按照正常价格销售。但若将所有门店的布草需求集中，每月总采购量达到 1000 套，酒店便可以在与供应商谈判时凭借采购规模优势争取更低的采购价格，从而降低单位物资的成本采购。

对于一些大型的酒店集团，集中采购还能与供应商建立长期稳定的战略合作伙伴关系。供应商为了与酒店长期合作，往往会提供更优惠的价格条款、更优质的售后服务以及优先供货等特权，这不仅能降低采购成本，还能提高采购的可靠性和稳定性。

2. 专业化采购提高效率

集中采购有专业的采购团队负责。他们具备丰富的采购经验、专业知识以及对市场行情的敏锐洞察力。与分散采购相比，专业采购团队能够更精准地把握市场动态，选择优质的供应商，确保采购物资的质量。

在采购流程方面，专业团队可以制定统一、高效的采购流程，减少重复采购、审批繁琐等环节带来的时间和人力成本浪费。例如，他们可以集中与供应商沟通订单细节、处理采购合同、安排物流配送等事务，避免各部门各自为政导致的沟通不畅和混乱，从而提高整个采购环节的效率。

3. 质量控制更加严格

集中采购便于酒店对物资质量进行统一把控。采购团队可以建立严格的质量检验标准和流程，在采购前与供应商明确质量要求，要求供应商提供样品进行检测。在采购过程中，可以定期对供应商的生产过程进行监督和检查，确保采购物资符合酒店的质量标准。

集中采购还便于对供应商进行评估和筛选。一旦发现供应商提供的物资存在质量问题，酒店可以迅速更换供应商，并将问题反馈给其他门店或部门，避免类似质量问题在其他工序或门店中出现，从而有效控制产品质量风险，提升酒店整体运营质量。

图片来源：锦囊泛娱酒店

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集中采购的实施策略

1.梳理采购需求

酒店应全面梳理各部门的采购需求，包括物资的种类、规格、数量、使用频率、采购周期等信息。这可以通过建立采购需求申报系统或定期召开采购需求沟通会议来实现。

例如，酒店的客房部、餐饮部、前厅部等各部门将其所需的床上用品、餐具、洗漱用品、办公用品等物资详细列出，并按照季度、年度等周期进行需求预测。采购部门将这些需求进行整合分析，确定集中采购的物资范围和规模。

2. 供应商管理

建立供应商数据库，对潜在供应商进行广泛调研和筛选。评估供应商的生产能力、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等因素，选择优质供应商建立合作关系。

定期对供应商进行评估和考核，根据评估结果对供应商进行分级管理。对于表现优秀的供应商，给予更多的订单和优惠政策；对于表现不佳的供应商，及时采取措施进行整改或淘汰。

与供应商签订长期合作协议，明确双方的权利和义务，包括采购价格、质量标准、交货方式、付款条件等条款，确保采购活动的顺利进行。

3. 优化采购流程

制定完善的集中采购流程，明确采购环节的责任人和时间节点。从采购需求提出、采购计划制定、供应商选择、合同签订、订单执行、货物验收、付款结算等各个环节都要有详细的操作规范和流程指引。

建立采购信息化系统，实现采购流程的信息化管理。通过系统可以实时跟踪采购订单的状态、供应商的交货情况、库存水平等信息，提高采购流程的透明度和可控性。

加强与供应商的沟通协调，及时解决采购过程中出现的问题，如交货延迟、质量问题等。建立有效的应急处理机制，确保酒店的正常运营不受采购问题的影响。

4. 库存管理与控制

集中采购后，酒店需要对库存进行科学管理。根据采购物资的周转率、需求预测等因素，确定合理的库存水平，避免库存积压或缺货现象的发生。

建立库存管理系统，实时监控库存数量、出入库情况、保质期等信息，实现库存的动态管理。对库存物资进行分类管理，采用不同的库存控制策略，如对高价值、低周转率的物资实行严格控制，对低价值、高周转率的物资进行定期补货。

加强与供应商的信息共享，实现供应商管理库存（VMI）模式。供应商可以根据酒店的库存情况和需求预测，主动为酒店补货，减少酒店自身的库存管理成本和风险。

图片来源：锦囊泛娱酒店

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集中采购可能面临的挑战及应对措施

1.部门协调困难

在集中采购过程中，酒店的各个部门由于利益诉求和工作重点不同，可能会对集中采购产生抵触情绪或协调困难。例如，客房部可能更关注客房用品的及时供应和质量，而采购部门可能更注重采购成本的控制。

应对措施：加强内部沟通与协调机制建设，定期召开跨部门会议，向各部门传达集中采购的目标和意义，充分听取各部门的意见和建议，解决他们在采购过程中遇到的问题。同时，建立有效的绩效评估体系将，集中采购的成效与各部门的利益挂钩，激励各部门积极参与和支持集中采购工作。

2. 供应商依赖风险

过度依赖少数供应商可能会导致酒店在采购过程中面临供应商断货、价格波动、服务质量下降等风险。一旦供应商出现问题，酒店的运营将可能受到影响。

应对措施：酒店应保持与多家供应商的合作关系，避免过度依赖单一供应商。在签订合同时，明确双方的违约责任，要求供应商提供备用供应源或制定应急预案。同时，酒店应不断拓展供应商渠道，定期对供应商进行评估和筛选，以便在必要时能够及时更换供应商。

3. 市场变化应对

市场价格波动、新产品推出、政策法规变化等因素可能对集中采购产生影响。如果酒店不能及时应对这些变化，可能会导致采购成本上升或采购物资不符合市场需求。

应对措施：采购团队应密切关注市场动态，加强市场分析和预测能力。建立价格预警机制，当市场价格出现异常波动时，及时调整采购策略，如提前采购、调整采购量等。同时，积极参与市场调研和行业交流，了解新产品、新技术的发展趋势，及时更新采购物资的品种和规格，确保酒店的服务和运营能够适应市场变化。

图片来源：锦囊泛娱酒店

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写在最后

通过集中采购，酒店能够在降低运营成本的同时提高采购效益。这需要酒店从采购需求梳理、供应商管理、采购流程优化、库存控制等多方面入手，建立完善的集中采购体系，并积极应对过程中实施可能遇到的挑战。只有这样，酒店才能在激烈的市场竞争中脱颖而出，实现可持续发展，为客户提供更优质、更具性价比的服务，同时也为酒店自身创造更大的经济效益。

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