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使馆认证的申办手续一般是企业提交的商业单据和文件经贸促会或其它公证机构认证后再由外交部认证司认证处认证，最后再送相应的驻华使（领）馆认证。
使馆认证的过程就目前程序来说，跨国使用的文书一般需要三个环节层层认证，才可以发生域外法律效力。
（一）、公证、认证环节：指一国的公证机构或相应机构根据当事人的申请，依照本国法律规章对民事或商事法律行为，法律事实的文书进行书面证明的行为。
（二）、外交部认证环节：指文书出具国外交部对该公证机构或相应机构出具的文书上的签名或印章的真实性进行确认。其目的是使一国文书易于在文书使用国驻外国的外交、使馆机构办-理使馆认证，并且在一定程度上行使把关职能，维护一国文书的权威性。
（三）、使馆认证环节：指公证文书使用国驻外国的外交使馆机构，对文书上文书出具国最后一个签名或者印章真实性的确认和证明。这是文书发生域外法律效力的关键环节。
使馆认证的整个程序要经过中国贸促会或公证处、外交部及使、使馆认证三个认证过程，所需时间、要求和费用按照各个使、使馆的要求各不相同，因此，企业应尽快办-理，以避免延误而造成损失。
(一)注意加盖正确的印章
需要认证的各种商业单据都应加盖各级出入境检验检疫局或各地贸促会的印章或办-理相应的公正书或证明书。
(二)注意办-理使馆认证所需的时间。
不同的国家对办-理使馆认证的时间有不同的规定。阿根廷使馆规定使馆认证的时间为10天，沙特为10天等。同时，由于各国使馆往往是我国的假期和本国的假期都休息，因此，企业在申请办-理使馆认证时要注意各使馆对认证时限的规定，尽可能提早办-理，以便顺利通关结汇。
(三)注意有些国家要求有些贸易单证的认证要同时办-理。
阿联酋、科威特、伊朗、伊拉克.约旦、叙利亚等国要求必须INV要与原产地证一起认证。除此之外，阿联酋、沙特、约旦等国还要求对出口到该国的肉类商品必须同时认证4种单证：INV、产地证、检验检疫证、屠宰证。阿联酋还要求肉鸡出口时需在检验检疫证上注明无病毒、无害、无流感。科威特还要求必须要与原产地证及白色产地证(白色产地证是使用阿拉伯文的一种产地证)一起认证等。
(四)注意有些国家要求附加单据或文件。
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