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提交需签章的各类单证一律用打字机缮制,手写无效。并要求做到清洁、完整、有效、凡修改处要盖申请单位校对章(每份单证使用校正章不得超过三处),提交时应注明各单证需签章的份数。
签章文件需要加手签的,应提供有效依据(如L/C等)。
所有单证签章须在贸促会留底一份,留底的可以是影印件。
所谓领事签章，是指由外国驻华使（领）馆对我国出口企业所提交的商业单据和文件加以签章，确认和证明单据文件上的最后一个签字、印章属实。在国际贸易中，对出口商的商业单据和文件以及其它机构的涉外文件由外交、领事机构加以签章，这已成为一种普遍的做法。通过领事签章证明出口商所提交的单据文件的印章及签字属实，从而向域外机构起一种证明和介绍作用，不致因进口国有关机构怀疑单据文件的真实性而影响该单据文件在域外的使用效力。
华南地区分香港领馆签章和北京领馆签章，并不是全国的，华东地区的，有些可以在上海领馆签章。目前可以在香港领馆签章的领馆有：埃及，沙特，阿联酋，阿根廷，科威特，阿曼，巴林，巴西。其中，阿根廷和巴西只签章香港公司的文件。
关于上海墨西哥领馆签章形式的说明：
目前签章完成的文件，领馆签证官现采取数字签字形式，不签名，领事签章贴花下方的几行数字字符就是他们的数字签名。
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